En vigtig del af at drive en succesfuld virksomhed er selvfølgelig at blive betalt for dine tjenester. Når du er selvejende virksomhed er det udelukkende op til din virksomhed, at sørge for at dette sker via en fakturering. Hvis du f.eks. tænker på at starte din egen virksomhed vil du muligvis ikke være særligt bekendt med hvordan man egentlig opretter en faktura. Læs videre her for at lære hvordan du skal lave en professionel faktura
Værktøjer til at lave en faktura
Den absolut mest simple måde at lave en faktura på er, at bruge dit Word-program. Selv om dette selvfølgelig er muligt, så er det en forholdsvis langsom metode, at ligge og rode med skabeloner og tekstbokse; og hvis du ikke er en ørn til at arbejde med Word, så vil din faktura hurtigt komme til at se noget amatøragtig ud. Desuden vil dette også give dig mere arbejde, idet du udover fakturaen også skal have et separat excel ark, der holder styr på alle dine betalte/ubetalte fakturaer. En god idé vil i stedet være, at bruge et af de mange faktureringsprogrammer, der for en forholdsvis billig penge kan erhverves; og disse penge er godt givet ud, fordi disse programmer kan meget mere end blot fakturere. De fleste faktureringsprogrammer giver dig f.eks. mulighed for at spore dine fakturaer, og se hvem der har betalt og hvem der ikke har betalt; alt sammen fra samme platform. Nogle af de bedre faktureringsprogrammer på nettet i dag er:
- http://faktura-skabelon.dk
- FreshBooks
- Xero
- Intacct
- Paypal: Du kan faktisk også oprette og sende fakturaer med PayPal. Det eneste du dog skal være bevidst om er, at du vil ende med at betale nogle temmelig høje gebyrer, men pas på, at du kan pådrage sig betydelige gebyrer ved at gøre det.
Grundlæggende fakturaindhold
Okay, når du først har fået valgt dig et faktureringsprogram (online eller offline), så er det med at få dem designet. Her vil det anbefales at du holder det simpelt. Der kan nemlig hurtigt tage overhånd med designarbejdet, hvilket faktisk vil få din faktura til at se temmelig uprofessionel ud, idet de nemt kan komme til at se lidt rodede ud. Når dette så er sagt, så er der dog visse elementer som det er absolut nødvendigt at have med i sin faktura.
En personlig header
Der er intet, der virker mere professionelt end en flot header med logo. Sørg for at få designet et flot logo, der så kan placeres ved siden af dit firmanavn øverst på din faktura. Husk desuden også, at din header skal indeholde alle de nødvendige firmaoplysninger, såsom postadresse, kontaktnummer, e-mail og hjemmeside. Sørg for at dit firmanavn står med fed skrift, og muligvis også i større skriftstørrelse. Dette vil nemlig gøre kunden opmærksom på din virksomheds navn.
Kundens oplysninger
Enhver faktura bør også indeholde navnet på den person eller virksomhed, som fakturaen er udstedt til. Hvis der er tale om en faktura til en virksomhed, så skal man også nævne eventuelle kontaktpersoner, samt firmaets adresse.
Fakturanummer med dato
Det er fuldstændigt op til dig hvorledes du vælger at nummerere dine fakturaer. Nogle virksomheder vælger at nummerere deres fakturaer kronologisk alt efter hvornår de blev oprettet, hvilket f.eks. vil sige fra 001 -002 – 003 osv. Andre virksomheder vælger at bruge en reference til deres fakturaer. Disse referencer vil typisk omhandle den kunde, som fakturaen udsendes til, såsom f.eks. faktura nr. A1, B1, C1 osv. Uanset hvilken type faktura man foretrækker, skal man altid have en eller anden form for nummer, så fakturaen kan spores i tilfælde af der opstår et problem eller lignende. Derfor er det også vigtigt, at man inkluderer den dato, hvor fakturaen blev udstedt.
Tjenester
Enhver faktura skal desuden indeholde hvad der rent faktisk er blevet solgt til kunden; og det er uanset om det drejer sig om serviceydelser eller fysiske varer. Derudover skal der også anføres hvilken mængde, der er blevet solgt eller hvor mange timers service, der er blevet ydet. Dernæst skal der selvfølgelig nævnes en pris; først en pris for hver enhed, der er blevet solgt (eller pris pr. time), og så en samlet pris inklusiv moms.
Forretningsbetingelser
Hvis din virksomhed har nogle specifikke betingelser, så er en faktura nødt til at nævne disse. Hvad er f.eks. din virksomheds betalingsbetingelser? Skal du have betaling øjeblikkeligt eller kan der gå op til en måned før der bliver pålagt ekstra gebyrer? Er der andre væsentlige oplysninger, som kunden bør vide? Fakturaen er stedet, hvor du kan nævne dette?
Betalingsmetode
Sidst men ikke mindst skal din faktura også indeholde betalingsmetoden. Hvis betalingen ikke sker via en bankoverførsel eller kortbetaling, så skal man desuden sørge for at nævne hvorledes fakturaen skal betales. Hvis man f.eks. anvender PayPal eller andre online betalingsmetoder, så skal du i stedet anføre din PayPal konto-e-mail. Hvis du i stedet ønsker at blive betalt via check, skal du huske an henvise til din adresse, samt hvem checken skal skrives ud til.
